Privacybeleid

In deze privacyverklaring lees je alles over de manier waarop wij persoonsgegevens verzamelen en hoe daarmee omgegaan wordt. Wij vinden het belangrijk dat jouw privacy gerespecteerd wordt en gaan daarom erg zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om. Samen streven we ernaar om de privacy van iedereen veilig te stellen en tegelijkertijd onze service zo persoonlijk mogelijk te maken.

Gegevens onderneming

De verantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens is Internetbureau Speak, Trekschuit 20 in Heerenveen. Internetbureau Speak is ingeschreven in het handelregister onder nummer 01088518. Als je naar aanleiding van deze privacyverklaring contact met ons wilt opnemen dan kan dat via ons telefoonnummer 0513 - 20 11 20 of via ons e-mailadres info@speak.nl

Doel gegevens

Via onze website verzamelen en verwerken wij verschillende persoonsgegevens voor een aantal doeleinden. Wij gebruiken informatie niet voor andere doeleinden dan de doeleinden die worden beschreven in onze privacyverklaring. De doeleinden waar we persoonsgegevens voor verzamelen, lichten wij hieronder toe:  

1. Contact website: Jouw gegevens zullen verzameld worden als je contact opneemt met Internetbureau Speak via de contactformulieren of een offerteaanvraag doet. In de contactformulieren wordt echter alleen gevraagd naar de benodigde gegevens om je vraag te kunnen beantwoorden of je een dienst aan te kunnen bieden. Wij vragen daarom om de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam
• Bedrijf
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Jouw vraag of wens

2. Offertes en opdrachten: Zodra we een opdracht krijgen of een offerte verzenden, verzamelen we onderstaande persoonsgegevens in Exact Online. Zo kunnen we de financiële administratie goed doen. Wij vragen daarom om de volgende persoonsgegevens:

• Naam contactpersoon
• Bedrijf
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Facturatiegegevens

3. Versturen van nieuwsbrieven: Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens om je te informeren via een maandelijkse nieuwsbrief. Deze nieuwsbrieven zijn gericht op kennisdeling en het behandelen van trends, trips en tricks. Bij elke nieuwsbrief vind je onderaan de mogelijkheid om je af te melden en om jouw persoonsgegevens aan te passen. Via het aanmeldformulier worden de volgende persoonsgegevens opgeslagen: 

• Naam
• E-mailadres

Algemene verwerking van persoonsgegevens 

Alle persoonsgegevens worden via een beveiligde verbinding verstuurd en opgeslagen op beveiligde servers. Tijdens het invullen van de contactformulieren worden je gegevens versleuteld en via een beveiligde verbinding naar ons verzonden. Je kunt de beveiligde verbinding herkennen aan het slotje (https) linksboven in je browser. Dit beschermt jouw privacy door middel van encryptie tijdens een transfer van data. Je kunt er op rekenen dat wij jouw persoonlijke gegevens nooit voor commerciële doeleinden aan derden zullen verstrekken.

Gevolgen van het verstrekken van de persoonsgegevens

Wanneer wij persoonsgegevens verstrekken, zorgen wij er natuurlijk voor dat jouw gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Echter is het mogelijk dat wij gehouden zijn bepaalde gegevens te verstrekken bijvoorbeeld aan de politie in het kader van een opsporingsonderzoek. Als duidelijk is dat het gaat om een gerechtvaardigd onderzoek dan zullen wij, uitsluitend in deze gevallen, de gegevens verstrekken.

Duur van de opslag

Jouw gegevens worden voor langere tijd bewaard door Internetbureau Speak maar nooit langer dan nodig is voor het uitvoeren van de afgesproken activiteiten die behandeld zijn in de privacyverklaring:

1. Contactformulieren: Op het moment dat je contact opneemt met Internetbureau Speak, via mail of contactformulieren, dan worden die gegevens die je meestuurt opgeslagen op de mailserver. Die mails worden voor onbepaalde tijd bewaard. Wanneer het contact leidt tot een samenwerking of tot een verzoek tot verder contact, dan worden die gegevens bewaard totdat ze niet langer nodig zijn voor verder contact. Ook worden gegevens bewaard tot de opdracht is beëindigd en een vervolgcontact of een vervolgopdracht niet meer te verwachten is. 

2. Facturen en opdrachten: Op grond van de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen zijn wij verplicht om financiële administratie 7 jaar te bewaren voor de belastingdienst. Hieronder vallen alle facturen en offertes die aan klanten verstuurd zijn inclusief de persoonsgegevens die daarop staan. 

3. Nieuwsbrieven: Voor het versturen van nieuwsbrieven worden je naam en e-mailadres opgeslagen in onze e-mailmarketing tool.  De opslag van je gegevens is voor een onbepaalde tijd. Je kan je namelijk op elk moment uitschrijven via de afmeldlink onderstaan in de nieuwsbrieven. 

Delen van persoonsgegevens met anderen

In veel gevallen kan informatie intern gedeeld worden. Ook kiezen wij in een aantal situaties ervoor om werkzaamheden uit te besteden: 

1. Nieuwsbrieven: Voor het verspreiden van nieuwsbrieven delen wij je naam en e-mailadres met onze e-mailmarketing tool. Hiervoor is ook een verwerkersovereenkomst gesloten. Onze e-mailmarketing tool gebruikt deze gegevens om de nieuwsbrief te versturen en te zien wat ontvangers er mee doen. 

2. Exact Online: De offertes en facturen die we opstellen n.a.v. een offerteaanvraag worden bewaard in het online boekhoudprogramma Exact Online. De klantgegevens worden opgeslagen en alle medewerkers van Speak kunnen deze gegevens inzien.

3. Leadinfo
Om het zakelijk gebruik van onze website te meten, gebruiken wij de dienst Leadinfo. Deze dienst toont ons bedrijfsnamen en -adressen op basis van IP-adressen van onze bezoekers. Het IP-adres wordt hierbij door Leadinfo kort verwerkt en na gebruik direct verwijderd. Wij bewaren het IP-adres niet.

Websites van derden

Onze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links met onze website zijn verbonden. Wij kunnen daarom niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met jouw persoonsgegevens omgaan. Wij raden je aan om de privacyverklaring van die websites te lezen alvorens van onze website gebruik te maken.

Recht op inzage, rectificatie of wissen van de persoonsgegevens

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te laten aanpassen of te laten verwijderen. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@speak.nl. Binnen vier weken zullen wij op jouw verzoek reageren. Om misbruik te voorkomen vragen wij je, bij een schriftelijk verzoek tot inzage, je adequaat te identificeren met een kopie van een geldig legitimatiebewijs. We raden je sterk aan om daarbij je BSN-nummer en pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te zetten dat het om een kopie gaat en alleen voor ons bestemd is.

Klachten

Wanneer je klachten hebt met betrekking tot jouw persoonsgegevens en de manier waarop wij deze verzamelen, verwerken, delen met anderen én opslaan, kun je telefonisch contact met ons opnemen of via mail. Je klacht zal zo mogelijk door ons worden behandeld en binnen vier weken krijg je een reactie van ons. Ook heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de nationale toezichthouder, als Speak bovengenoemde niet naleeft.

Vragen en feedback

Wij controleren regelmatig onze privacyverklaring en kan daarom van tijd tot tijd wijzigen. Als we dit doen, dan zullen we dit op onze website aankondigen. Wij raden aan om onze privacyverklaring regelmatig te raadplegen zodat je op de hoogte bent. Als je nog vragen hebt over de privacyverklaring kun je Speak als volgt bereiken:

Internetbureau Speak
Trekschuit 20
0513 – 20 11 20
info@speak.nl

Deze verklaring is voor het laatst bijgewerkt op 3 oktober 2023.